Инвентаризация — это определенная последовательность практических действий по документальному подтверждению наличия, состояния и оценки имущества и обязательств организации с целью обеспечения достоверности данных учета и отчетности, а также сохранности материальных ценностей.
Необходимость инвентаризации как инструмента контроля
Потребность в проведении инвентаризации возникает у организаций разных форм собственности, разных размеров и отраслей деятельности. Понимание о необходимости проведения инвентаризации материальных ценностей возникает на определенном этапе развития любой организации. Весьма распространенной является ситуация когда в результате упущений в системе учета допущенных в прошлом на складах скапливается большое количество оборудования или других материальных ценностей идентификация которых вызывает серьезные затруднения в связи с отсутствием маркирования, или бессистемного использования наименований для идентификации в базах данных. Тем не менее, информация о фактическом наличии объектов учета необходима и крайне важна в случаях, когда стоимость такого оборудования представляет значительную стоимость как, например, в случаях с телекоммуникационным оборудованием в компаниях оказывающих услуги сотовой связи. Когда стремительное развитие технологий влечет за собой частое обновление оборудования и, как правило, скопление на складах большого количества как выведенного из эксплуатации так еще и не введенного в эксплуатацию оборудования.
Другим примером, когда проведение инвентаризации может принести значительные экономические выгоды это зачет НДС по приобретенным материальным ценностям, когда происходит потеря связей между учетными документами основных средств, документами об оплате основных средств и счетами фактурами поставщиков. В результате возникает ситуация что перестают выполняться условия для вычета уплачено поставщикам НДС. Несмотря на то, что в наш век компьютерного учета такое кажется маловероятным, тем не менее, такое случается сплошь и рядом и, как не странно, именно на крупных предприятиях висят многомиллионные суммы не принятого к зачету НДС по этой причине.
Еще один пример когда без инвентаризации обойтись просто невозможно — это смена собственника на предприятии или продажа бизнеса. В этом случае и покупатель и продавец заинтересованы в том, что первый получает а второй платит адекватную цену за материальные Активы, которые, как правило, составляют большую часть стоимости всего предприятия.
Это далеко не исчерпывающий перечень примеров, когда проведение инвентаризации жизненно необходимо для восстановления контроля над производственными процессами. При этом в каждом случае очевидным фактом остается значительная экономическая выгода для организации в виде сохраненного (или вновь обретенного) имущества.
Почему лучше привлечь профессиональную команду со строны
Почему же тогда, несмотря на все очевидные экономические выгоды, предприятия стараются отложить проведение инвентаризации до последнего? Ответ кроется в том, что практически в каждом случае, когда перед организацией возникает такая необходимость, это означает стресс, как для сотрудников компании, так и для ее руководства.
Во-первых, это нарушает нормальный процесс деятельности организации.
Во-вторых, приходится отвлекать сотрудников от выполнения их прямых обязанностей.
В-третьих, руководству приходится отвлекаться на планирование и анализ результатов инвентаризации;
В-четвертых, у бухгалтерской службы лавинообразно увеличивается объем работ на составление сличительных ведомостей и внесение поправок в бухгалтерский учет.
В-пятых, менеджмент, если он не является собственником, не заинтересован в объективных результатах инвентаризации в силу самых разных причин.
В результате, инвентаризация наталкивается на тихое, но мощное сопротивление со стороны самого широкого круга лиц, осуществляющих саботаж под самыми благовидными предлогами.
Выходом из данной ситуации может стать привлечение для проведения инвентаризации независимых специалистов владеющих навыками организации проведения и документирования результатов инвентаризации.
Основное преимущество проведения инвентаризации силами специалистов сторонней организации — это независимость и отсутствие заинтересованности в подтасовке результатов инвентаризации при этом учитывая оперативность и сопоставимость затрат делает такой вариант действенным инструментом внутреннего контроля и профилактики хищений. На практике проверено, что когда работники магазина знают, что инвентаризация будет проводиться независимыми экспертами, размер хищений существенно снижается.
Этапы проведения инвентаризации
Этап 1. Диагностика состояния учета основных средств и товарно-материальных ценностей.
Этап 2. Работа с бухгалтерской базой данных основных средств и товарно-материальных ценностей: приведение ее в порядок, исправление неточностей. Перенос данных на портативные терминалы.
Этап 3. Маркировка и пересчет всех основных средств и товарно-материальных ценностей с помощью штрихового кодирования, а также внесение дополнительных комментариев по соответствующим позициям. Импорт полученной информации из портативных терминалов в единую базу данных.
Этап 4. Автоматизированная подготовка инвентаризационных описей, составление сличительных ведомостей. Соотнесение данных инвентаризации с данными бухгалтерского учета.
Этап 5. Формирование итоговой базы данных состояния всех основных средств и товарно-материальных ценностей и последующий импорт ее в информационную систему заказчика.
Технология проведения инвентаризации
При проведении инвентаризации осуществляется не только пересчет имущества, но и ввод его в учетные базы, что в дальнейшем позволяет проводить инвентаризации имущества оперативно, корректно и точно.
В ходе осуществления инвентаризации,
1) создается учетная база данных имущества с фотографиями,
2) маркируется все имущество. Далее учет нового и списание старого имущества в учетной БД, а самое главное, проведение регулярных инвентаризаций превращается из муки в приятное и быстрое занятие, которое по силам любому сотруднику.
Способы идентификации при проведении инвентаризации
В этом случае пересчет осуществляется только с использованием терминалов сборов данных, подключенных к серверу сбора. При осуществлении сканирования маркировки товаров, радиотерминал отправляет данные на сервер, который проверяет правильность данных маркировки.
Для уникальной идентификации материальных ценностей могут использоваться нанесение маркировки двух типов:
1) одномерный или двухмерный штрих-код;
2) радиочастотные метки.
Технологии штрихового кодирования обеспечивает 100% идентификацию объектов учета, позволяют автоматизировать процессы учета готовой продукции, основных средств и имущества, служат развитию предприятия.
Радиочастотная идентификация имеет следующие преимущества:
а) Данные идентификационной метки могут изменяться, дополняться или даже заменяться.
б) Радиочастотная метка может легко поместить до 10000 байт на микросхеме площадью в 1 квадратный сантиметр.
в) Данные на метку заносятся быстро и бесконтактным способом
г) Данные на метке могут быть засекречены, защищены паролем или зашифрованы
д) Радиочастотные метки долговечны и могут быть использованы 1000000 раз (например, для идентификации оборотной тары или поддонов).
е) Удобство считывания информации: для считывания информации с радиочастотной метки достаточно ее нахождение в зоне действия сканера.
ж) Радиочастотная метка защищена от воздействия окружающей среды, поскольку не требуют размещения на внешней стороне упаковки
Идентификация осуществляется по специальным кодам (артикулам товара) без штрих-кодирования.
Вариант 1 — артикулы товара, которыми промаркирован товар (собственные или артикулы производителя) содержат латинские буквы и \ или цифры; длина артикула не превышает 10 символов — для буквенно-цифровых артикулов и 15 символов для цифровых артикулов.
В этом случае пересчет осуществляется с использованием терминалов сбора данных, подключенных к серверу сбора данных. Метод сканирования не используется, ввод артикулов производится через клавиатуру терминала.
Вариант 2 – в качестве идентификации используется наименование длинной более 15 символов. Пересчет осуществляется без использования терминалов сбора данных. Используются типовые листы пересчета, которые заполняются при пересчете и затем переносятся в сличительные ведомости.
